Att vara egenföretagare innebär i korthet att en person fyller precis alla roller du kan tänka dig finns på stora företag. Men som sagt då med resurserna av exakt en persons tid och kompetens.
Ibland kan det dock kännas lite krångligt att ett litet företag, så litet som det faktiskt bara går att vara, ska klara av samma rutiner som stora företag. Med alla deras resurser är det väl inte svårt, men är man bara en person kan många små saker bli rätt mycket arbete.
Mitt senaste exempel på detta är storföretags rutiner för leverantörer och fakturering. Bara de senaste åren har det ibland blivit helt fantastiskt krångligt att bara skicka en faktura.
Underlätta, inte försvåra för de små
Dagens verktyg för administration om man är ett litet företag har blivit så fantastiskt mycket smidigare. Jag minns för inte så länge sedan när en faktura krävde utskrift, kuvert, frimärke, brevlåda, inloggning på nätbanken, vidarekoppling till BankGirot/PlusGirot och till slut avstämning mot en lång lista av transaktioner innan det var klart.
Nuförtiden, med faktureringstjänster, smarta bank-appar, redovisning i molnet och sånt är den biten riktigt bra. För det mesta.
Helt plötsligt ska företagen få bättre koll på sina rutiner, och var läggs det arbetet kan man undra? Lite för ofta på mig. Kan jag tycka.
Fakturera kunden, den krångliga metoden:
Hej Stefan,
Eftersom du är en ny leverantör, har vår ekonomiavdelning bett om att du fyller i den bifogade filen.
Vi har ett dokument som vi fått från vårt huvudkontor som våra leverantörer måste fylla i för att vi ska kunna lägga betalningar till dem.
Ni fyller i XYZ_DATA, RAD 23. När ni kommer till Bankdata (kolumn W-BP) så fyller ni i bankgiro under Account.
När leverantörer använder sig av BankGiro/Plusgiro så behöver man inte fylla i Bank Sorting Code/IBAN och Swift.
När allt är ifyllt, gå till fliken ABC_DATA, skriv ut dokumentet och signera.
När det är signerat, scanna in det och maila det tillsammans med exceldokumentet till datadatadata@kunden med CC till mig.
Vänligen notera att vi kommer inte kunna göra betalningar till er innan vi har denna i retur.
Tack och hälsningar,
Kunden
”Jumping through hoops” är ett bra uttryck på engelska för att beskriva allt det fåniga man behöver göra för att få något enkelt gjort. Jag har planerat uppdraget, fotograferat, levererat bilderna och kunden har börjat använda dem, nöjd och glad.
Då har jag bara den här lilla detaljen kvar innan jag ens kan fakturera. Något som ofta informeras om efter uppdraget är utfört.
Sen kommer vi till nästa punkt, som heller inte gäller alla företag, men ändå tillräckligt många för att det inte ska vara roligt om man är ett litet företag med en personalstyrka på totalt en person.
Betalningsvillkor: 30 60 90 dagar
Så länge jag kan minnas har 30 dagars betalningsvillkor för fakturor varit någon slags standard alla varit med på. Då även på den tiden allt kom med brev på posten, skulle öppnas, läggas in i system, konteras, verifieras, administreras, attesteras (ni märker att jag bara skriver ord nu?) och allt det där, sen betalas.
Nu, med modern teknik, plingar det oftast till i mobilen sekunden efter vi har hyrt en film med bekräftelse från Klarna att vi betalat något. Så varför tycker större företag att de ska ha längre tid på sig?
Än 30 dagar alltså? Jag tycker 30 dagar är alldeles utmärkt. Oftast sätter jag ”Nästa bankdag” som betalningsdag när jag ska betala något, då vet jag bättre hela tiden hur likvid jag är. Speciellt när det gäller mindre företag, som t ex frilansare. Tjäna pengar på ränta känns inte riktigt som ett lönsamt alternativ just nu.
”Tänk om alla gjorde så?”
Det är nog ett av mina absoluta favorituttryck. Tycker det går att använda på allt, gärna uttalat med fånig röst.
Men just här behövs ingen fånig röst. Tänk om jag skulle säga att bilderna jag levererar inte får användas förrän betalningen är gjord? Hur många skulle kunna anlita mig då? Eller vilja?
”Ni får bilderna från julfesten innan påsk, jag lovar.”
Jag undrar hur många som skulle vilja jobba med mig som fotograf om jag började varje kundrelation med att kräva att de fyllde i ett Excel-dokument, skrev ut det, skrev under, scannade och skickade tillbaka innan vi ens kunde börja jobba ihop?
Lite smidighet kommer man långt med
Jag bygger i princip hela min verksamhet på smidighet, och det lönar sig för mig. Stora företag skulle nog också vinna på det, men de har såklart svårare för att vara smidiga. De är ju stora.
Om företag är livrädda för att utsättas för bluffakturor, penningtvätt eller annat kan de väl åtminstone försöka lösa det smidigt? Att lasta över jobbet på småföretagare känns bara taskigt.
Det går att bygga smarta system för allt, så varför inte ha ett där man är lite snäll mot egenföretagare och små företag generellt? Vi har ingen ekonomiavdelning som ägnar hela dagarna åt att sköta sånt.
Om jag skulle ta en faktureringsavgift på 500 kr eller 1000 kronor så fort jag hade ett krångligt storföretag som kund skulle jag inte ha kvar dem som kund särskilt länge.
Men behöver jag hoppa genom en massa ringar för att göra något så enkelt som att skicka en faktura kommer det snart behövas.
Så snälla, var lite snälla mot oss små.
/Stefan
Bra skrivet! Detta håller jag med om, och delar nu ditt inlägg.
Tack för det,
tror det skulle kunna bli enklare och trevligare för alla om man bara sade till när det var för krångligt. För ibland är det helt onödiga saker man behöver göra för att bara skicka en faktura.
Har börjat tacka nej till uppdrag med 60 dagars betalning från leverans. Det blir inte sällan till 90 dagar från det att första kontakten tas.
Det är nog klokt att vara väldigt tydlig tidigt i förhandlingar att det inte är ok med så långa betalningstider. Många gånger kan de göra ett undantag, är jag övertygad om. Man måste bara säga till.
Fast å andra sidan känns det fånigt att behöva ställa frågan ens. Som om stora företag inte skulle ha kompetens eller system att betala saker i rimlig tid.