Mitt arbetsflöde vid fotografering på evenemang

Fotografera evenemang är roligt, och ju mer jag har filat på mitt arbetsflöde och lärt mig vad som funkar bra, desto snabbare och smidigare går det.

Det handlar dock inte bara om utrustning och arbetsflöde, väldigt mycket hänger på bra dialog med kunden och såklart planering. Poängen är ju att jag ska kunna leverera mitt bästa, och att kunden ska kunna fokusera på sitt event.

Planera fotografen kostnadseffektivt

Även om jag tycker att alla evenemang behöver en fotograf så behöver kanske inte fotografen vara där från tidig morgon till sen kväll. Som fotograf kan ett schema hjälpa till med planeringen när man behöver vara där.

Vill kunden att man ska vara där jättemånga timmar, visst. Men det går säkert att hitta varianter där man täcker in det viktigaste utan att det behöver kosta alldeles för mycket.

Planera in direktleverans

När man ändå tittar på schemat kan det finnas en poäng att hitta små pauser då det finns tid att leverera. Jag vill gärna hinna göra ett snabbt urval och redigera mina bilder lite i alla fall innan de levereras till kunden för användning i sociala medier.

En sak jag har lärt mig, hur mycket snabbare jag än har lyckats få mitt arbetsflöde, är att inte lova för mycket. När jag fick små springa med datorn i handen för att hitta 4G-täckning så uppladdningen av bilder skulle bli klar i tid till nästa fotograferingstillfälle var halvkul.

Exakt hur lång tid fotografen behöver för att kunna redigera bilder löpande och leverera är högst individuellt, men det behöver i alla fall planeras in. Annars finns risken att det kommer något som behöver fotograferas precis just nu, och leveransen får vänta.

Mitt arbetsflöde vid event

Jag brukar som sagt börja innan evenemanget börjar med att kolla igenom kalendern med kunden för att se när jag behöver vara på plats, och hur man kan göra min tid så effektiv som möjligt.

Utifrån detta kan jag garantera x leveranser vid givna tillfällen, givet att det då planeras in tid för att jag ska hinna fixa bilderna.

Säker förvaring och uppkoppling

Två saker som kan underlätta en evenemangsfotografering väldigt mycket är tillgång till ett utrymme där jag tryggt kan lämna ifrån mig delar av min utrustning, t ex blixtar och stativ.

Jag brukar ta med ett enkelt cykellås för att känna mig lite tryggare, men helt säker kan man såklart aldrig bli. Finns det tillgång för mig till ett låst rum kan jag lägga av mig tunga saker och jobba bättre.

Numera funkar det rätt smidigt med internetdelning som uppkoppling för min bärbara dator, men kan jag få tillgång till ett trådlöst nätverk som säkert är snabbare underlättar det.

Just en sån sak man vill veta innan, för att slippa sätta av alldeles för mycket tid till högupplösta bildleveranser.

Högupplöst eller lågupplöst direkt

Också en fråga som är bra att få svar på innan evenemanget börjar. Vill kunden (eller snarare, behöver) ha bilder levererade löpande från sitt event, och i sådana fall räcker det med lågupplöst i lagom storlek för Instagram, Facebook och LinkedIn under dagen?

Så kan de få högupplösta dagen efter, eller när det finns mer tid. Eller så kanske de inte behöver bilder direkt alls? Vissa kanske inte har resurser att göra något av bilderna de får direkt, och då kanske det är onödigt att släpa med sig en dator och sätta av tid till sånt.

Kan någon från kundföretaget välja ut de bilder som ska levereras högupplöst är det en variant, men då måste den personen vara tillgänglig när det behövs. Ännu en sak att planera in och bestämma.

Arbetsplats och el?

Det finns en poäng att fråga om sånt också, alla evenemang är inte inomhus eller när det är varmt ute med eluttag i närheten.

Snabbleverans löpande

Jag brukar rekommendera mina kunder som anlitar mig som fotograf på event att utse någon på företaget som får tillgång till Dropbox dit jag levererar bilder.

Enklast är att säga när under dagen de kan förvänta sig nya bilder från ett avsnitt i schemat, t ex i slutet av ett långt tal då man kanske fotograferat inledningen för att täcka in det och sedan använt sista delen av talet för bildredigering och leverans.

Stjärnmärkning och filnamn

Jag har nog aldrig levererat en bild direkt från mina kameror utan att byta namn på dem, så det krävs något slags system för att den här delen av arbetsflödet flyter smidigt.

När varje etapp är fotograferad kopierar jag bilderna från minneskort A till min MacBook Pro, sen byter jag namn på dem till något i stil med ”Kundnamn_Datum_Evenemang_Bokstav_Löpnummer”.

Med ett system som detta kan jag garantera att inga bilder byter namn under processen eller råkar försvinna.

Sen formaterar jag minneskort A i kameran. Alternativt sätter i ett tomt i plats A.

När bildfilerna finns i datorn märker jag bilderna jag vill leverera snabbt med stjärnor och sparar alla ändringar. Lite snabba justeringar i Lightroom brukar räcka för att de ska vara klara för leverans.

I vissa fall stjärnmärker jag bilder direkt i kameran, men i dagsläget klarar bara min Nikon D5 av det. Behöver jag markera bilder i Nikon D750 finns det en lite krångligare omväg.

Då låser jag de bilder jag vill markera, kopierar dem till datorn och byter sedan namn på dem i Lightroom. Eftersom vissa är låsta kan inte Lightroom byta namn på dem, och på så sätt vet jag vilka som jag har markerat. Inte optimalt, men det funkar.

Filer på minst två ställen

Fördelen, som jag ser det, att radera kort A efter att bilderna förts över till datorn är att jag slipper ha dubletter. Nästa gång jag importerar bilder och döper om dem väljer jag en ny bokstav, t ex B så att det går att se vilken serie de tillhör. Plus att de hamnar i någon slags bra tidsordning automatiskt i samma mapp.

Risken är annars att man raderar någon bild i datorn, importerar nästa batch och får med de man redan har raderat. Tar onödigt mycket tid vid kopiering och förvirrar bara.

När jag ska fotografera nästa del av evenemanget har jag bilderna på datorn, plus mitt backupminneskort i kameran som jag inte raderar förrän jag har gjort klart uppdraget.

Till min Nikon D750 som använder SD-kort har jag massor, så där kan jag stoppa undan ett kort varje gång jag klarat av ett delmoment, men med min D5 som använder XQD har jag faktiskt inte köpt på mig lika många, men jag har rätt stora istället.

En stor fördel med att få till rätt namngivning direkt under arbetet är att jag aldrig behöver fundera på vilken bild som är vilken. Det kommer ju vara de som ligger på datorn som jag sparar, med rätt namn direkt.

Bildleverans och storlekar

För att underlätta för kunden brukar jag föreslå att de får bilder anpassade för skärm (2048 pixlar på långa sidan, 100% kvalité och färgprofil sRGB) under dagen som passar till sociala medier.

Sen får de högupplösta i AdobeRGB senare när de behövs. Undantaget är när bilderna ska upp på någon presstjänst eller ett bildarkiv som används av andra, då kan det finnas en poäng att leverera tryckfärdig bilder samtidigt.

Ibland har kunden en webbplats med t ex nyhetssektion som de uppdaterar från mässan som använder bilder i ett visst format. Vet jag det kan jag såklart skicka i den storleken också.

För att kunden ska veta vilken bild som är vilken brukar jag sätta dit ett prefix och suffix vid export i Lightroom, t ex ”s_” och ”_screen” eller ”p_” för print.

Löpande publicering av bilder

Jag har flera kunder som blivit väldigt duktiga på att dokumentera sina evenemang. Att de hyr in en fotograf under de viktigaste delarna av eventet är bara en del av det som är bra.

Kan de använda bilderna effektivt får de mer nytta av fotografen, och får till en bättre helhetsbevakning av det hela. Jag brukar rekommendera att blanda de bilder jag levererar med mobilbilder löpande, kanske av delar jag inte kan täcka, för att visa upp en bredd på Twitter, Instagram och Facebook.

Uppmuntra spridning

Det beror såklart väldigt mycket på vilket evenemang det handlar om och hur publiken är, men en eventspecifik hashtagg kan alltid vara bra. Sen får man jobba på att den används. Kanske uppmuntra med en tävling där man lottar ut något till någon som taggat eventet?

Jag levererar alltid mina bilder med fri nyttjanderätt och när det gäller event säger jag åt mina kunder att de gärna får dela med sig av bilderna till alla som varit inblandade, t ex utställande företag eller arrangörer etc.

För min del kostar det inget extra, och jag har fått flera jobb och kontakter den vägen. Kunden får såklart också något extra, t ex bilder att ge till alla talare, vilket aldrig skadar.

Ha bildbanken i bakhuvudet

Om kunden är ett företag som arrangerar eller deltar i många evenemang är chansen stor att de kommunicerar mycket kring detta. Då skadar det inte att ha mycket bilder i bildbanken med den typen av motiv, läs gärna ”Glöm inte diversebilderna” för mer om det.

Många gånger är det den typen av rätt allmäna bilder som får bäst livslängd, så försök få med lite sådant i leveransen.

Passa på med porträtt

Om det finns luft i schemat föreslår jag ibland att man kan passa på när så många ur personalen finns på plats med att ta lite porträtt. Det funkar inte på alla evenemang, men ibland kan det vara enkelt att ta med en batteriblixt, ställa upp en enklare fotostudio i något hörn och haffa folk när de är i närheten.

Ett ganska enkelt sätt att utöka bildbanken med pressbilder på nyckelpersoner i en annan miljö utan att det kräver så väldigt mycket planering. Men, som sagt, ibland är det bättre att avstå.

Smidig standardutrustning

Jag har många gånger kommit till kontoret med väskan eller väskorna fyllda med prylar jag inte ens plockat upp under evenemanget. Nuförtiden brukar jag packa ganska spartanskt.

De allra flesta fall tar jag med mig två kamerahus, ett 24-70mm, ett 70-200mm och kanske ett 50mm för lite variation. Stativ har jag sällan nuförtiden på event, även om det kan underlätta ibland. Men ISO och vibrationsreducering är så väldigt bra på moderna kameror att man kan köra på ISO1000 eller så utan problem.

Sen har jag med en bärbar dator, laddare och extrabatterier. Plus lite småsaker och eventuellt en Profoto B1 eller B2 med stativ och paraply, men det hör som sagt inte till vanligheterna.

Hitta ditt sätt

Det finns lika många arbetsflöden som det finns fotografer, men man kan säkert snappa upp saker här och där som underlättar. För min del har sätt att jobba lättare och snabbare gjort mig glad, och jag funderar ofta på hur allt kan göras enklare.

Har du några smarta tips om arbetsflöde vid evenemangsfotografering eller liknande får du gärna skriva en kommentar. Tack.