Evenemang behöver fotograf

Egentligen skulle det räcka med rubriken, men då kanske det mer skulle låta som en kontaktannons? Det är det inte.

Jag ser det mer som ett önsketänkade från min sida, att varenda företag och organisation kunde fundera redan innan de hade bokat sitt event: ”hur ska vi dra nytta av alla fina bilder vi kommer få?”. Dvs alltid tänka på att boka in en fotograf. I god tid.

Att inte ha hyrt in en fotograf när man lagt en massa pengar på ett evenemang är lite som, jag försökte komma på en bra liknelse, men nöjer mig att säga hur lite man utnyttjar potentialen i allt arbete man lagt ner innan och under.

Varför inte anlita fotograf till event?

Kanske lika bra att börja på det vanligaste alternativet för de flesta företag, dvs att inte använda sig av duktiga fotografer mer löpande, till allt från evenemang till allt annat.

• Fotograf kostar pengar, allt var redan så dyrt
• Ingen tänkte på det
• Vi hade så otroligt mycket annat att förbereda

Utan att ha någon som helst vetenskaplig forskning bakom mina påståenden gissar jag vilt att de här tre skälen är ganska vanliga när man i samband (eller efter, alldeles för sent såklart) diskuterar om man ska ha en fotograf eller inte på sitt evenemang.

För dyrt med fotograf?

Om man anlitar världens dyraste fotograf kan det bli dyrt, men om man är tydlig i vad man vill ha och vad man har för budget är det mest en fråga om att ta in offerter och välja den som verkar bäst.

Just mässor, event och sånt har ju massor med saker som kostar, jämför med valfri del och se hur värdet att kunna visa upp professionella bilder för all framtid står sig med dessa.

Visa upp hur lyckat evenemanget var

Ibland kan det bästa argumentet för att ha en fotograf på plats vara att visa för alla som inte kom vad de missade. Så de kommer nästa gång.

Det kan vara svårt att åstadkomma för personalen som ändå har tusen andra saker att göra på mässan eller evenemanget, med sina mobilkameror (inget fel i mobilkameror, men ändå).

Avlasta personalen

Som sagt, de i företaget som har fått på sin lott att arbeta på mässan eller ett event kanske inte alltid har fullt fokus på att dokumentera den, och speciellt inte kanske de viktigaste bitarna man vill visa.

Det är lätt att några bilder med mobilkameran som sedan slängs upp på Instagram blir en extra sak de ska hinna med, har man en fotograf där kan man ha det som en bonus till de sociala medierna, inte som en extra arbetsuppgift som ofta blir lågprioriterad.

Material till sociala medier

Netnod, som är en av mina duktigaste kunder när det kommer till att dokumentera sina event de håller för samarbetspartners ett par gånger om året, är de som jag har fotograferat alla bilder i detta inlägg för.

Även fast jag är på plats större delen av tiden då de har sina evenemang hindrar det inte dem att flitigt fotografera med vanliga digitalkameror och mobilkameror, lägga upp löpande på Twitter, Instagram, Facebook och i andra kanaler.

Jag utgår från ett schema och levererar löpande under evenemangets gång bilder som de sedan lägger upp, så blir det en bra blandning. I och med att de gör så hela tiden är alla aktiva och deltagarna taggas i så många inlägg det går för bra spridning.

Dokumentera internt

Jag har aldrig arrangerat någon större mässaktivitet själv, men vad jag har förstått är själva tiden när evenemanget är i gång kan det vara väldigt stressigt ibland. Och innan såklart.

För att lyckas ännu bättre nästa gång kan det finnas en poäng att någon annan än de som varit upptagna med detta dokumenterar det hela så man kan titta på bilderna internt och få en lite objektiv bild av hur det var, och utifrån det analysera saker.

Inspiration till nästa mässa

Det kan vara så enkelt som att ha lite blandade bilder på vad de olika utställarna eller de samarbetspartners man hade erbjöd. Sånt kan påminna om vad som var bra eller vad som kunde gjorts bättre. Jag gillade t ex de små sumogubbarna men vågade inte ta någon.

Gör gästerna lite gladare

Nu råkar den glada killen på bild ovan jobba på Netnod, men jag får nästan bara leenden när jag går omkring och fotograferar gäster.

Kan bero på att jag är ett bekant ansikte vid det här laget, eller så gillar de bara min kamera? Hursomhelst tycker faktiskt de flesta att det är lite lyxigt med en fotograf som springer omkring.

Bilder till samarbetspartners

Gör man ett bra avtal med den anlitade fotografen kan man som arrangör erbjuda sina samarbetspartners att få ta del av bilderna från evenemanget. Det är ju också ett argument för, så slipper de tänka på den biten och vet att det kommer dokumenteras bra.

Man kan såklart filma också

Själv håller jag än så länge bara på med stillbild, men har flera kollegor i mitt nätverk som filmar. Med bra planering behöver inte heller det bli så fantastiskt dyrt i sammanhanget, allt handlar om vilken nivå man vill lägga sig på.

Ibland vill man kanske bara slippa mecket med att ställa upp en kamera som filmar alla talare, det kanske ska strömmas ut på nätet direkt eller klippas till senare visning.

Eller så hyr man in en filmfotograf som gör några snabba klipp för en enkel film som sammanfattar det hela på en minut eller tre.

Ett tack till talarna

På samma sätt som att samarbetspartners kan gilla att få ta del av bilder från evenemang där de har deltagit gäller det även för inhyrda externa talare.

En fotograf på plats kan ha det på sin checklista så de inte missar att få några bra bilder per talare som sedan kan få tillgång till bilderna som en bonus (glöm inte att skriva in det i förfrågan).

Hur var egentligen lokalerna?

Det kan också vara en bra sak att få hjälp att minnas i efterhand, inför planering av nästa evenemang. Kändes lokalerna bra?

Några översiktsbilder kan vara bra att ha när man gör någon slags debriefing efter slaget, så man får hjälp att komma ihåg.

Underlätta för fotografen

Det här är egentligen ett separat inlägg för ett senare tillfälle, men för att ta ett bra exempel från detta evenemang så fanns det på Marriot Kungsholmen fönster högt upp i rummet med bra ljusinsläpp och mörkläggande rullgardiner.

När de var fullt nedfällda kändes lokalen mörk och aningens svårfotograferad om man ville få med publiken, talarna hade egna strålkastare på scen som kunde anpassas smidigt.

Öppnade man bara upp dem litegran blev ljuset i lokalen väldigt bra och mina bilder blev otroligt mycket roligare.

Det enda som krävdes var att jag fick ok från kunden att använda kontrollpanelen för taklampor och gardiner lite då och då, istället för att alla bilder från den här lokalen blev likadana kunde jag få lite variation och därmed fick kunden det också.

I korthet, om inte fotografen själv frågar, fråga själv om man kan göra något för att underlätta så bilderna blir bättre. Kan vara enkelt.

Hur var maten?

På samma sätt som att ha några bilder som dokumenterar lokalerna kanske någon bild på hur maten var, eller mackorna som erbjöds i någon paus, bra i efterhand för att komma ihåg.

Eller för att locka de som inte kom till nästa evenemang.

Tillfälle för pressbilder

Det här är en lite kluven grej för mig, men det kan finnas en poäng att fundera på om det finns tillfälle att ta lite pressbilder när man oftast har så många bra personer på plats.

Kanske är det ett onödigt stressmoment, eller så är det otroligt smidigt att få det gjort. Med bra planering och kommunikation med fotografen kan man kanske slå flera flugor i en smäll.

Eller så ber man om några bilder som ska kunna fungera som pressbilder, så får fotografen utifrån anvisningarna hitta på en bra lösning så det fungerar. Det kan t ex vara att ta med en egen blixt och arrangera något, eller så kör man med vad som finns.

Visa upp personalen

Vissa företag har redan en massa bra bilder på personalen i olika sammanhang, andra inte. Just mässor och event kan vara ett bra tillfälle att fylla på bildbanken hur som helst.

Skriv upp fotograf på listan

Nästa gång ni börjar planera ett evenemang, fundera på vad ni kan tänka er för budget till professionell fotografering och kontakta några fotografer i väldigt god tid.

Ju tidigare ni är ute, desto bättre möjligheter finns det att ha bra förutsättningar, förhandla ett bra pris och avlasta er själva före och under evenemanget. Ni kan säkert få lite bra tips på hur bilderna kan användas också.

Jag hade tänkt avsluta med en liknelse, men säger istället att det är ju rätt trist att lägga så mycket tid på val av lokal, mat, talare, inbjudningar, dekoration och allt annat om man sen inte har fina bilder att kunna visa upp för omvärlden efter allt är nedpackat.

Orkar du läsa mer finns också ett inlägg om Mitt arbetsflöde vid fotografering på evenemang.

Vill du läsa hur andra fotografer arbetar med event finns ett bra inlägg från Teodor Axlund.